Politique de confidentialité et de traitement des données à caractère personnel

Merci de faire confiance à NeoNotario.

La protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel est très importante à nos yeux et nous souhaitons vous procurer une expérience en ligne sûre et sécurisée. La présente Politique décrit comment nous collectons et utilisons vos données personnelles et explique les options à votre disposition concernant notre utilisation de vos données personnelles, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et, en particulier, le règlement européen sur la protection des données personnelles.

La présente Politique  s’applique au site https://www.neonotario.com/ (le « Site »).

En accédant au Site ou en les utilisant et en nous communiquant des informations via le Site, vous acceptez la présente Politique de traitement des données à caractère personnel .


1. Qui sommes-nous ? 


Le Site est géré par la société NeoNotario SAS, société par actions simplifiée au capital de 100 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS sous le n° 834 239 501, ayant son siège social 49 rue de Ponthieu, 75008 PARIS (ci-après « NeoNotario »)

 

2. Qu’est ce qu’un traitement de données personnelles ? 

 

2.1 Qu’est ce qu’une donnée personnelle ?

 

Il s’agit de toute information relative à une personne physique susceptible d'être identifiée, directement ou indirectement.

 

Par exemple : un nom, une photo, une empreinte, une adresse postale, une adresse mail, un numéro de téléphone, un numéro de sécurité sociale, un matricule interne, une adresse IP, un identifiant de connexion informatique, un enregistrement vocal, etc. 

 

Peu importe que ces informations soient confidentielles ou publiques.

 

2.2  Que faut-il entendre par traitement ? 

 

Un traitement de données personnelles est une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement organisation, conservation, adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).

Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papier sont également concernés et doivent être protégés dans les mêmes conditions.

Un traitement de données doit avoir un objectif, une finalité déterminée préalablement au recueil des données et à leur exploitation.

 

3. Qui est le responsable du traitement de mes données à caractère personnel ?


La personne responsable du traitement de vos données personnelles est la société NeoNotario SAS - sise 49 rue de Ponthieu - 75008 PARIS, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 834 239 501, représentée par son Président, Monsieur Arthur Cassagnau.

 

Le responsable du traitement déclare qu’il effectue des traitements de données personnelles conformément au règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (aussi appelé RGPD) et à la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

 

4. Un délégué à la protection des données (DPO) a t-il été désigné ? Qui est-il ? Comment puis je le contacter ?

 

La société NEONOTRAIO s’est doté d’un Data Protection Officer en charge de veiller à la bonne application de la loi et au respect des droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de limitation et de portabilité dont vous disposez et qui sont rappelés au point 10.

 

Notre DPO est la société REZA & ASSOCIATES (DPO SPRING) dont le siège social est situé 66 avenue des champs Elysées 75008 PARIS (SIRET 84297806600020)

 

Vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données à  l’adresse postale suivante

 

NEONOTARIO 

Délégué à la protection des données 

49 rue de Ponthieu

75008 Paris.

 

ou par mail à l’adresse suivante : dpo@neonotario.com

 

 5. Quelles données personnelles sont collectées ? 

 

5.1 Je suis utilisateur particulier:

 

Dans le cadre de la navigation et de l’utilisation des services, notamment le service de prise de RDV avec un notaire, nous traiterons certaines données personnelles de l’Utilisateur qui sont les suivantes :

les données d’identification : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, mot de passe.

Les données relatives aux rendez-vous : motif, fréquence, notaires consultés, historique des rendez-vous;

les fichiers échangés avec le notaire ;

les données relatives à la navigation internet (adresse IP ; cookies, données de navigation, mesure d’audience etc.) ;

 

5.2 Je suis notaire 

 

La Société est amenée à collecter et traiter certaines de vos données personnelles qui sont nécessaires pour la fourniture du Service et notamment la publication du PROFIL NOTAIRE ainsi que pour l'établissement de vos factures.

 

Le défaut de renseignements empêche le bon fonctionnement du Service proposé en ligne par la Société.

 

Les données collectées sont les suivantes

 

prénom, nom du NOTAIRE, nom de l'étude, adresse, téléphone, email, site web ; statut du NOTAIRE (associé, collaborateur, indépendant) ; photographie ; domaines d’intervention et présentation du NOTAIRE ; moyens de paiements acceptés par le NOTAIRE, informations pratiques concernant l'étude / horaires ; langues parlées ; n° CRPCEN, réseaux sociaux professionnels ; suivi des appels adressés au NOTAIRE au numéro indiqué sur le site; adresse postale ; Relevé d’identité bancaire ; compétences professionnelles; suivi des appels ; réalisation de statistiques ; votre historique de navigation tel que les pages du Site internet consultées lors de vos visites ; les données sur vos coordonnées Internet (adresse URL, adresse IP), votre type de navigateur ; la date de renouvellement de votre abonnement ; le statut de votre abonnement.

 

5.3 Je suis mineur

 

Le Site internet ne s’adresse pas aux mineurs. Toutefois, si vous êtes un mineur et que vous avez transmis des données personnelles vous concernant, vous garantissez avoir obtenu l’autorisation préalable de l’un de vos parents. NeoNotario se dégage de toute responsabilité dans le cas où une telle autorisation n’aurait pas été obtenue. Tous les parents et tuteurs sont encouragés à favoriser de la part des mineurs un comportement responsable et prudent lors de la communication de leurs données à caractère personnel sur internet.

 

6. Dans quels buts mes données personnelles sont-elles collectées ? Sur quels fondements reposent le traitement de mes données ? 


Lorsque vous vous rendez sur le Site internet et utilisez celui-ci, vous pouvez être amené à communiquer un certain nombre de données personnelles vous concernant, c'est-à-dire des informations permettant directement ou indirectement votre identification.

 

6.1 Je suis utilisateur particulier

 

Vous serez amené à communiquer des données personnelles pour :

créer un espace personnel, vous connecter à votre compte, naviguer sur le Site internet, effectuer une demande d’inscription à notre plateforme, laisser un commentaire, vous inscrire à notre newsletter, participer à un jeu ou un quizz, effectuer une demande de RDV avec un notaire, toute correspondance avec NeoNotario par téléphone, e-mail, réseaux sociaux, forum ou tout autre moyen, postuler à une offre d’emploi, signaler un problème ou demander une assistance.

 

Les données personnelles collectées sont traitées par la Société notamment pour les principales finalités suivantes :

assurer la mise en contact entre le notaire et l’Utilisateur lorsque ce dernier utilise le service de prise de RDV : le traitement de ces données est nécessaire pour l’utilisation du Service proposé et répond à un intérêt légitime.

établir des statistiques concernant les mesures de la fréquentation du Site internet et de chaque profil notaire, la Société étant susceptible d’utiliser ces données personnelles, sous réserve du consentement de l’Utilisateur.

 

6.2 Je suis un notaire

 

Vous serez amené à communiquer des données personnelles pour :

 

la mise en ligne et le référencement du PROFIL NOTAIRE

 

Afin de procéder à l’inscription du NOTAIRE, à la création du compte du NOTAIRE ainsi qu’à la création, le référencement la publication et la mise en ligne du PROFIL NOTAIRE sur le Site internet, nous traiterons les données personnelles suivantes : prénom, nom du NOTAIRE, nom de l'étude, adresse, téléphone, email, site web ; statut du NOTAIRE (associé, collaborateur, indépendant) ; photographie ; domaines d’intervention et présentation du NOTAIRE ; moyens de paiements acceptés par le NOTAIRE, informations pratiques concernant l'étude / horaires ; langues parlées ; n° CRPCEN, réseaux sociaux professionnels ; suivi des appels adressés au NOTAIRE au numéro indiqué sur le site.

Le traitement de ces données est nécessaire pour l’exécution du contrat d’abonnement /de prestations de services par lequel vous êtes lié à la Société.

 

Assistance client

 

La Société sera amenée à utiliser vos données personnelles lorsque vous contactez son service Client dans le cadre d’une réclamation, d’une demande ou de l’exercice de vos droits, en ce compris notamment : Nom, prénom ; numéro de téléphone, adresse électronique ; adresse postale ; Relevé d’identité bancaire.

L’utilisation de vos données personnelles dans ce cadre repose sur l’intérêt légitime de la Société et le respect des obligations légales de la Société.

 

7. Est-ce que mes données à caractère personnel sont partagées ?


Nous pouvons partager des données personnelles recueillies au sein du Site internet et/ou de l’Application avec d'autres entités mais uniquement dans le cadre des finalités identifiées ci-avant, à savoir :

les membres habilités du personnel de NeoNotario aux fins d’exécuter les missions résultant des finalités décrites ci-avant, les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) 

nos sous-traitants et, en particulier, ceux qui exécutent des fonctions support pour notre compte (hébergement, maintenance, envoi de communication, etc.). 

les organismes publics, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances, et/ou pour répondre à nos obligations légales ou en réponse à un jugement, ordonnance ou injonction d’un tribunal, si la loi l'exige, afin d'appliquer de protéger nos droits, biens ou sécurité ou ceux de tiers. 

 

 

Tous ces destinataires sont soumis aux mêmes règles de confidentialité et aux mêmes mesures de sécurité concernant vos données. Nous exigeons de ces derniers qu’ils utilisent vos données personnelles uniquement pour gérer les services que nous leur demandons de fournir. Nous demandons également à ces prestataires de toujours agir en conformité avec les lois applicables en matière de protection de données personnelles et d’accorder une attention particulière à la confidentialité de ces données.

NeoNotario s’engage à n’utiliser vos données personnelles que pour les strictes finalités des services du Site et donc ne pas publier, divulguer ou transmettre d’informations vous concernant sans votre accord préalable.

 

Nous ne communiquons aucune donnée personnelle à des agences ou sociétés à des fins de marketing ou commerciales.

 

Par principe, les données personnelles collectées n’ont pas vocation à être transférées en dehors de l’Union Européenne par la société NEONOTARIO.

 

Ces données personnelles sont hébergées sur un serveur situé en Europe. 

 

Toutefois, il sera précisé que la société NEONOTARIO utilisent les solutions suivantes:

 

FACEBOOK PIXEL ;

GOOGLE ANALYTICS ;

 

A ce titre, les données collectées peuvent faire l’objet d’un transfert aux Etats-Unis lequel ne sera pas encadré par le Privacy Shield invalidé par l’arrêt SCHREMS 2 rendu par la CJUE le 16 juillet 2020 et peuvent faire l’objet d’un traitement par les services de renseignements en vertu de la loi américaine sans qu’aucune voie de recours de quelque nature que ce soit ne soit ouverte à la personne à laquelle ces données se rattachent.

 

En acceptant les présentes conditions générales les utilisateurs reconnaissent avoir été informé de ce risque et l’accepter.

 

NeoNotario s’interdit de céder à titre gracieux ou onéreux les données collectées à d’autres sociétés et ne commercialise aucunes données clients.

 

8. Combien de temps mes données sont conservées ?


Vos données à caractère personnel sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale et pendant une durée  raisonnable à compter de sa cessation, en particulier pour nous permettre de respecter nos obligations légales, d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, assurer la défense de nos intérêts en cas de litige…

Les données personnelles utilisées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant un délai de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale. Les données nécessaires à la gestion de la relation contractuelle et des services associés sont conservés pendant toute la durée de la relation commerciale et pendant un délai de cinq ans à compter de la fin de la relation commerciale.

 

Création de votre compte personnel

5 ans à compter de la cessation de la relation contractuelle

 

Gérer votre commande de prestations

5 ans à compter de la cessation de la relation contractuelle

 

Gérer votre accès à certains services accessibles sur le Site et leur utilisation

5 ans à compter de la cessation de la relation contractuelle

 

Obtenir une démo de nos services

1 an à compter de l’envoi de la démo

 

Réaliser des statistiques commerciales et de fréquentation de nos services dans un but d’amélioration de nos produits et services

5 ans à compter de la cessation de la relation contractuelle

 

Gérer les impayés et les contentieux éventuels quant à l’utilisation de nos produits et services

5 ans à compter de la cessation de la relation contractuelle

 

Pour les professionnels (notaire, ), figurer sur la liste des références client de NeoNotario (raison sociale et logos correspondants) à titre de référence commerciale

5 ans à compter de la cessation de la relation contractuelle

 

Constituer un fichier de membres inscrits, d’utilisateurs, de clients et prospects

3 ans maximum à compter du dernier contact

 

Gérer le recrutement

1 an après le dernier contact avec le candidat

 

9. Comment puis-je savoir si mes données sont gardées en toute sécurité ?


Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Nous recourrons ou pouvons recourir également à des systèmes de paiement sécurisé conformes à l’état de l’art et à la réglementation applicable. Nos sous-traitants sont soumis à des obligations de sécurité identiques.

A titre d’exemple, nous avons mis en place les mesures suivantes :

Réplication automatique et instantanée des données dans plusieurs localisations géographiques.

Sauvegarde heure par heure des fichiers, ainsi que de la base de données, vers un stockage longue durée (durabilité garantie de 99,999999999 %).

Enregistrement des empreintes numériques des fichiers dans la base de données, nous permettant de garantir l'intégrité de ceux-ci.

 

10. Quels sont mes droits ?


Les droits pouvant être exercés auprès du responsable du traitement


Le présent document a  également pour objet d’informer l’utilisateur  de l’existence de son droit de demander au responsable du traitement (tel qu’identifié ci-avant) :

– l’accès à ses données à caractère personnel ainsi que toute information disponible quant à leur source;

– la rectification ou l’effacement de celles-ci ;

– une limitation du traitement de ses données à caractère personnel

– l’opposition de l’Utilisateur au traitement de ses données à caractère personnel ;

– l’opposition de l’Utilisateur à tout moment au traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;

– la portabilité de ses données à caractère personnel :  les personnes concernées par un traitement de données à caractère personnel ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu’elles ont fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle, lorsque: (i) le traitement est fondé sur le consentement en application de la Réglementation en Vigueur, ou sur un contrat en application de la Réglementation en vigueur et lorsque le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés, étant précisé que lorsque la personne concernée exerce son droit à la portabilité de ses données à caractère personnel, elle a le droit d’obtenir que ses données à caractère personnel soient transmises directement d’un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.

– Le retrait par l’Utilisateur, à tout moment, de son consentement au traitement de ses données à caractère personnel (sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci) ;

L’exercice par l’Utilisateur de ses droits est réalisé au moyen d’une demande effectuée par ses soins à l’adresse suivante:

dpo@neonotario.com

 

 En tant que de besoin, il est stipulé que, l’exercice par un Utilisateur de son droit à l’effacement de ses données à caractère personnel et/ou l’exercice de son droit de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel et/ou l’exercice de son droit à une limitation du traitement de ses données à caractère personnel et/ou de son droit de retirer son consentement à tout moment au traitement de ses données à caractère personnel (conformément aux stipulations susvisées) conduit à ne pas rendre possible l’exécution de sa prestation par NEONOTARIO de sorte que, en pareilles hypothèses  à compter de l’exercice par l’Utilisateur des dits droits, celui-ci ne pourra plus accéder aux services et prestations délivrés par NEONOTARIO.

Si l’Utilisateur est un notaire  titulaire d’un contrat d’abonnement, le compte de ce dernier récipiendaire de ses données à caractère personnel sera supprimé.

Réclamation auprès de la CNIL

L’Utilisateur est informé du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle laquelle est la Commission Nationale de L’Informatique et des Libertés (CNIL) : 

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris 07

ou d’une autorité de protection des données d’un Etat membre de l’UE conformément aux dispositions de l’article 77 du RGPD.

 Directives spécifiques post mortem

Concernant les données personnelles des personnes décédées, il est précisé que toute personne peut définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès.

Traitement ultérieur des données à caractère personnel

Dans le cas où il serait effectué un traitement ultérieur des données à caractère personnel pour les finalités autres que celles pour lesquelles les données à caractère personnel ont été collectées, le responsable du traitement fournira au préalable à la personne concernée des informations au sujet de cette autre finalité et toute autre information pertinente légale requise.

Vous disposez du droit d’accéder à vos données personnelles, de les modifier, de les effacer, d’être oublié par NeoNotario, de limiter le traitement de vos données, de recevoir les données personnelles vous concernant, que vous avez fournies à NeoNotario, dans un format structuré, fréquemment utilisé et lisible par machine, et, pour un motif légitime, de vous opposer au traitement des données personnelles.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ou d’une autorité de protection des données d’un Etat membre de l’Union européenne et de définir des directives post mortem.

Ce droit peut être exercé à tout moment par e-mail via l’adresse suivante dpo@neonotario.com

 

11. Quels sont les Cookies que NeoNotario utilise ?


Lors de vos visites sur le Site internet et/ou l’Application, des cookies peuvent être déposés sur votre ordinateur, tablette ou smartphone, sous réserve de votre consentement exprès, préalable et spécifique.

 

Lors de votre visite, une bannière relative aux cookies apparaîtra et vous permettra :

 

de les refuser;

de tous les accepter;

de choisir ceux que vous autorisez.

 

A tout moment lors de votre navigation vous pourrez modifier ce choix en cliquant sur l’icône jaune en bas à gauche de votre écran qui vous renverra à la bannière.

 

Nous attirons votre attention sur le fait que refuser les cookies peut vous empêcher d'accéder à certaines fonctionnalités du Site internet et/ou l’Application. Si la désactivation systématique des cookies sur votre navigateur vous empêche d’utiliser certains services ou fonctionnalités fournis par NeoNotario, ce dysfonctionnement ne saurait en aucun cas constituer un dommage ouvrant droit à une indemnité de ce fait.

 

Les cookies enregistrent des informations relatives à votre navigation sur le Site internet et/ou l’Application (pages consultées, date et heure de la consultation, etc.) et ainsi nous permettent de connaître vos préférences et de mieux répondre à vos attentes et vos besoins.

 

Comme sur la plupart des sites internet, le Site internet et/ou l’Application utilisent des cookies qui peuvent être classés en plusieurs catégories :

 

Les cookies strictement nécessaire qui ne sont pas soumis au consentement préalable :

 

Ces cookies sont essentiels pour vous permettre de naviguer sur notre Site internet et utiliser ses fonctionnalités. Les informations collectées par ces cookies ont un lien avec le fonctionnement de notre Site, par exemple, le langage script du site Web et les jetons de sécurité qui permettent de garantir la sécurité des zones de notre Site.

Durée de conservation :13 mois

 

Cookies de Performance/Analytique qui sont soumis au consentement préalable

 

Ces cookies collectent des informations anonymes sur votre utilisation de notre Site, par exemple, quelles pages vous visitez le plus souvent, si vous recevez des messages d’erreur et par quel moyen vous êtes arrivé sur notre Site. Les informations collectées par ces cookies sont utilisées uniquement pour améliorer votre utilisation de notre Site et jamais aux fins de vous identifier. Parfois, ces cookies sont placés par des fournisseurs tiers de services d’analyse de trafic Web, comme Google Analytics.

 

Nous vous précisions que nous utilisons à ce titre google analytics et le pixel de Facebook.

 

Durée de conservation :13 mois

 

Cookies de Fonctionnalités qui ne sont pas soumis au consentement préalable 

 

Ces cookies se souviennent des choix que vous faites, par exemple, le pays depuis lequel vous visitez notre site Web, votre langue et toutes les modifications que vous apportez à la taille du texte ou autres parties des pages Web que vous pouvez personnaliser, afin d’améliorer votre expérience sur notre Site et pour rendre votre visite plus personnelle et conviviale. Les informations que ces cookies collectent peuvent être anonymisées et ne peuvent pas être utilisées pour suivre vos activités de navigation sur d’autres sites Web.

 

Durée de conservation : 13 mois

 

Cookies Réseaux sociaux

 

Ces cookies vous permettent de partager votre activité sur notre Site avec les sociétés de réseaux sociaux telles que Facebook et Twitter. Nous n’avons aucun contrôle sur ces cookies. Veuillez consulter les politiques de confidentialité de ces sociétés pour savoir comment fonctionnent leurs cookies.

 

Durée de conservation : 13 mois

 

12. Comment les liens se trouvant sur NeoNotario renvoyant vers d'autres sites m'affectent ?


Le Site internet et/ou l’Application peut contenir des liens renvoyant vers d'autres sites internet exploités par des tiers, qui ne sont pas soumis à notre Politique de traitement des données à caractère personnel  et dont les pratiques relatives à la collecte et l’utilisation des données personnelles sont susceptibles d’être différentes de celles en vigueur sur le Site internet et/ou l’Application. Dans la mesure où nous ne possédons ni exploitons de tels sites, nous n'avons aucun contrôle sur ces sites internet, et ne sommes donc pas responsables de de la manière dont ces sites tiers collectent et utilisent les données personnelles vous concernant. Il est recommandé de prendre connaissance des informations relatives au traitement des données personnelles mis à la disposition par ces sites.


13. Comment puis-je accéder aux données de « Mon Profil », les mettre à jour ou les supprimer ?


Vous pouvez vous connecter à votre compte ou le gérer en cliquant sur le lien « Mon Profil » se trouvant en haut de toute page. Une fois connecté, vous pourrez modifier vos données ou supprimer totalement votre compte.

Souvenez-vous que vous êtes responsable de la protection de votre identifiant et de votre mot de passe de votre compte et vous serez responsable de toute activité réalisée avec vos identifiants et mot de passe.


14. Modifications de la Politique de traitement des données à caractère personnel 


Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente Politique de traitement des données à caractère personnel , en totalité ou en partie. 

Nous indiquons la date à laquelle nous avons apporté des modifications à la présente Politique de confidentialité pour la dernière fois à la première page de cette Politique de confidentialité, et toute modification prend effet au moment de sa publication.

Nous informons nos utilisateurs des changements importants apportés à la présente Politique en publiant un avis sur notre Site Web et sollicitons votre accord sur cette nouvelle politique en cas de modification significative.

 

15. Vous avez des questions ?


Contactez-nous : Cliquez ici